社内文書の検索ができるチャットボット「CAIWA Service FinDoc」とは？

業務中、文書を探す時間を極力減らそう

多くの企業では、文書を効率的に保存・活用するために文書の電子化が進められています。

電子化と聞くと多くの人は「必要な文書の検索が簡単になるのでは」と考えるのではないでしょうか。しかし日々蓄積していく膨大なデータの中から、目的の文書を探しあてることは簡単なことではありません。実際は文書検索に時間を多く費やしてしまっているのが現状です。

株式会社イクシーズラボでは「AIドキュメント検索『CAIWA Service FinDoc』」を提供しており、電子文書を検索する作業をサポートしています。

この記事では、この製品の特徴、利用するメリットなどについて説明します。

CAIWA Service FinDocとは？

人工知能（AI）システム等の製造・販売を行う株式会社イクシーズラボは、「AIドキュメント検索CAIWA Service FinDoc（ファインドック）」という製品（以下、同製品）を提供しています。

同製品を利用することで、社内で保管されている膨大な量の電子文書の中から目的のものを探し出しやすくなります。

同製品で利用できる機能は下記の通りです。

・検索対象は「ファイル名」と「文書内の全文」の2種類

・検索でヒットしたファイルのダウンロードが可能

・PDFのみ、検索ワードが含まれたページを閲覧可能

また、検索結果には下記の項目が表示されます。

・ファイル名

・検索ワードが含まれているページ

・要約文

あるワードを検索すると要約文が表示され、ヒットした検索ワードがハイライト表示されます。

CAIWA Service FinDocを利用するメリット

CAIWA Service FinDocを利用するメリットは業務の効率性と生産性が向上することです。

コクヨが2017年に行った調査によると、ビジネスパーソンが書類を探す時間は1年間で80時間にのぼります。なお、1日のうちに書類を探している時間は約20分であり、年間の労働日数を240日として考えると、1年間では80時間と計算されます。

一つの書類を探す時間自体はさほど長くはありませんが、書類を探す時間を合算してみると、いかに書類探しで時間をかけ過ぎているかが理解できるのではないでしょうか。

同製品を利用すれば、必要な文書を探す時間が大幅に短縮されます。それを踏まえると、業務の効率化が実現するほか、生産性の向上も見込めます。

CAIWA Service FinDocの特徴

CAIWA Service FinDocならではの特徴としては以下があります。

・SharePoint連携

・検索で「表記揺れ」に対応

・「同義語」の検索も可能

・検索ではさまざまなファイル形式をカバー

それぞれの特徴について説明します。

SharePoint連携

SharePointには検索機能がありますが思ったような結果を得られない場合があります。FinDocを利用することで高度な検索機能によって最適なファイルを迅速に見つけることができるようになります。

検索で「表記揺れ」に対応

同製品では、単語に表記揺れが生じていても検索が可能です。

表記揺れとは、一つの単語を複数の書き方で表現できる状態を指します。そのような状態となってしまう原因は、日本語では漢字、ひらがな、カタカナ、アルファベット（大文字・小文字）と、複数の文字が使われているためです。

例えば、同製品を使用して「WEB」というワードで検索した場合、検索結果はアルファベットの大文字で表記した「WEB」のほか、アルファベットの小文字で表記した「web」、ほかにカタカナで表記した「ウェブ」なども合わせて表示されます。

仮にアルファベットの大文字の「WEB」と入力したときに、検索で「WEB」という表記だけしか検索されなければ、「web」と「ウェブ」が検索の対象外となるため、同製品を利用しているユーザーとしては不便を感じてしまいます。

同製品は文書を短時間で探すことをコンセプトとして開発されたものであるため、検索時の表記揺れに対応しており、製品のユーザーの利便性向上に貢献しています。

「同義語」の検索も可能

また、指定した単語を検索する場合、その単語と似ている単語である「同義語」も検索対象となります。

例えば「走る」という単語が含まれた文書を検索すると、「走る」のほかに「駆ける」「走り」「走行」などの単語も合わせて検索されます。

文書を単語で検索するときにネックとなる点は、文書を作成したときの記憶が曖昧になりやすい点です。

例えば文書を作成するときに「走行」という単語を使ったにもかかわらず、検索をするときには周辺語である「走る」といった単語が思い浮かぶ、といった場合です。

もし同製品の検索対象に同義語が含まれない場合「走る」という単語を入力したときに、別の言い回しである「走行」という単語には反応しないため、すべての文書を網羅することができません。

その点、同義語検索が可能であれば、「走る」という単語と似通った「走行」のような異なる表現もあわせて表示されるため、文書をくまなく探すことが可能になります。

そのほか同製品では「ホームページ」と「HP」のように、指定した単語の略称も検索できるほか、企業内だけで使用されている単語を「ユーザー辞書」としてまとめ、ユーザー辞書に含まれる単語の検索も可能です。

さまざまなアプリケーションのファイル形式をカバー

そのほか、同製品を利用するとさまざまなアプリケーションのファイル形式のデータを検索できます。同製品で検索できるファイル形式の一例としては以下のものがあります。

・PDF

・PowerPoint

・Word

・Excel

文書の作成はワードで行い、それをPDFファイルに変換して保管する場合があります。また、プレゼンの資料はパワーポイントで作成し、数値を含むデータの作成は主にエクセルで行うことが多いです。このように、ビジネス文書はさまざまな形で作成されます。

さまざまなファイルデータの文書を検索できることにより、同製品の使い勝手の良さが感じられることでしょう。

AIチャットボット搭載の「CAIWA Service Viii」が社内の問い合わせ業務をサポート

「CAIWA Service FinDoc」を開発した株式会社イクシーズラボは、「CAIWA Service FinDoc」のほかに社内の問い合わせ対応を効率化する「CAIWA Service Viii（ヴィー）」があります。

同製品は、言語学習済みのモデルを搭載することで高度な言語の認識が可能となったAI会話プラットフォーム「CAIWA」をベースとしたチャットボットです。

CAIWA Service Viiiは、社内のヘルプデスクやWebサイトのFAQなどで活用されています。顧客、または社内の従業員からの問い合わせに対して自然な言葉で返答するため、チャットボットの利用者としては返答内容に対して満足感を得やすくなります。

また、チャットボットは24時間365日稼働できるので、「時間を問わずに問い合わせをしたい」という顧客のニーズに対応できます。

チャットボットUIの設置方法

CAIWA Service Viiiは、チャットボットUIが簡単に設置できます。

UIの設置方法は下記の2種類があります。

・タグの貼り付け

・ソースをダウンロードして自社サーバーにアップロード

タグを貼り付ける方法は手軽にできますが、カスタマイズは必要最低限しかできません。

ソースをダウンロードする方法は、HTMLやCSSなどのソースを変更することができるため、柔軟なカスタマイズが可能です。

チャットボットの回答内容の評価について理由を記入できる

そのほか、CAIWA Service Viiiはチャットボットの回答内容の評価について「はい」「いいえ」という2択のほかに「はい」または「いいえ」と回答した理由も記入できます。

これにより、Webサイトなどにチャットボットを設置した企業は、ユーザーがチャットボットを利用して良いと思ったか、良くないと思ったかだけでなく、良かった理由、良くなかった理由もわかります。

もし、チャットボットの対応が良くないと感じたユーザーが多かった場合は、その理由を調べたうえで、チャットボットの対応をより良いものに改善できます。

ViiiとFinDocを連携

ViiiとFinDocを連携することで、Viiiで問題が解決しなかった場合に、FinDocによって社内にある電子文書を全文検索し、関連する情報を得ることが可能になります。

まとめ

社内文書の検索ができるチャットボット「CAIWA Service FinDoc」を利用すると、探したいファイルを簡単に検索できます。また、ファイル検索のために単語を入力した場合、表記揺れや同義語もあわせて表示されます。

ファイルを検索する場合、ファイル内で使われていたと思われる単語を入力しようとしても、記憶がはっきりしない場合があります。しかし、この製品を利用すれば、検索したい単語と意味が近いものを入力するだけで幅広い検索が可能なため、利便性は高まるといえるでしょう。 ビジネスシーンでは「時は金なり」ということわざが身に染みるケースが多くあります。社内文書検索の「CAIWA Service FinDoc」や、顧客や社内の従業員からの問い合わせに自動で応じるAIチャットボット「CAIWA Service Viii」を利用すれば、事務作業において業務の効率化を図れることでしょう。