Slackに関する基本的な内容を押さえておこう
チャットボットを作成できるツールとしては、LINEやFacebookメッセンジャーなどがありますが、そのほかに「Slack」でもチャットボットを作成することができます。
LINEやFacebookメッセンジャーは比較的なじみ深いツールであるため、それらを利用した経験がある人は多いのではないでしょうか。
しかしながら、Slackに関しては「聞いたことはあるけれど、使い方がよくわからない」「そもそもSlackとはどんなもの？」と感じている人もいることでしょう。
この記事では、Slackに関する基本的な説明を行ったうえで、Slackのチャットボットの仕組みやSlackのアプリでできることについて説明します。
Slackとは？
Slackとは、アメリカのスラック・テクノロジーズ社が開発したメッセージングアプリで、主に社内でのコミュニケーションツールとして広く利用されています。
全世界のユーザー数は1000万人を超えており、Slackはビジネスにおいては必要不可欠な存在といえます。
Slackを利用する場合は「ワークスペース」に属する形となります。ワークスペースについて簡単に説明すると、Slackを利用するうえでのグループの単位であり、企業単位、部署単位など、大きめの組織で構成されるケースが多くみられます。
そのため、Slackは、1つの部署におけるプロダクトにおいて利用されるだけにとどまらず、社内全体のコミュニケーションツールとしても活用できます。
またワークスペースでは、チャットの話題ごとに「チャンネル」が作成されます。チャンネルはプロジェクトなど、一定の業務の単位ごとに作成され、チャンネルにメンバーが加わると、チャンネル内でメッセージのやりとりが可能となります。
そのほか、Slackではチャンネルを介することなく、個人間でメッセージをやりとりすることもできます。
複数のメンバー同士で直接メッセージをやりとりできるものは「グループメッセージ」と呼ばれており、個人同士でメッセージをやりとりすることは「ダイレクトメッセージ」と呼ばれています。
Slackではチャットボットも利用可能
Slackは、上記で説明したメッセージをやりとりする機能のほかにチャットボットも利用できます。
チャットボットとは、おしゃべりや会話を意味する「チャット」とロボットを意味する「ボット」を組み合わせてできた単語で「会話が自動的に行われるプログラム」を指します。
つまり、Slackを利用すると、メンバー同士が直接メッセージを交わし合うだけでなく、チャットボットを活用して自動的に会話を行うことも可能となります。
Slackのチャットボットは、一定の発動条件を設定しておくとメッセージが自動送信される仕組みとなっています。そのため、一般的なチャットボットを運営するスキルを持っていなくても十分に運用することができます。
Slackにおいてチャットボットを利用するシーンについて、次の項目で説明します。
Slackのチャットボットの利用例
問い合わせの自動化
Slackのチャットボットの利用例としては、問い合わせの自動化があります。
業務を行うにあたってわからないことがある場合や、ちょっとした疑問を解決したい場合にチャットボットを利用すると、チャットボットが返答します。これにより、業務の効率化が見込めます。
もし、業務での問い合わせにSlackのチャットボット機能を利用していなければ、わからないことは社内のメンバーに問い合わせることになります。
メンバー全員に対して問い合わせた場合、自分自身がわからないことについてはメンバーの中の誰かが回答する形となりますが、業務を中断して返答しなければならないため、業務効率が低下する原因となってしまいます。
その点、Slackのチャットボットで業務に関する問い合わせを受け付けるようにすれば、チャットボットが業務の問い合わせに応じられます。
これにより、業務中にわからないことがあったとしても、チャットボットを利用すれば他のメンバーをわずらわせる必要がなくなるため、業務を効率的に行えるようになります。
SlackやMicrosoft Teamsで利用できる高性能なチャットボットをご紹介
イクシーズラボ社では、SlackやMicrosoft Teamsで利用できる高性能なAIチャットボットを提供しています。
人事、総務、情報システムなどバックオフィスに寄せられる問い合わせ対応を自動化、別途チャットボットのUIを用意することなく日常業務で利用しているメッセンジャーアプリで、各種問い合わせに対する自動応答が可能になり、問題解決時間の短縮、問い合わせ対応業務の負荷軽減を実現します。
アンケートの実施
Slackのチャットボット機能を活用することで、アンケートも行えます。そのためには、Slackと「Simple Poll」というボット機能を連携させます。
アンケートを作成する場合は、質問する内容を決めておき、それに対する回答を設定します。「はい」と「いいえ」のように、回答の種類を2種類だけにできるほか、回答の種類を3種類以上として、選択肢を増やすことも可能です。
アンケートを作成してメンバーあてに送信し、メンバーがアンケートに回答すれば、集計作業は自動的に行われます。
新規の業務を開始したい場合や新たな機器を導入したい場合など、メンバーの意見を集めたいときは、チャットボット機能を活用したアンケートを実施すると効率性が高まります。
ミーティングをチャットボットで行える
また、Slackを利用することで、ミーティングもチャットボットを利用して行えます。チャットボットによるミーティングは「Geekbot」とSlackを連携させて行うことができます。
なお、先の項目で説明した「Simple Poll」はアンケートをとるときに利用するのに対し、「Geekbot」はメンバーに質問を投げかけて返答をもらう流れとなるため、ミーティングでの利用に適しています。
ミーティングの名前を決めたらどのチャンネルで行うかを決めて、ミーティングで打ち合わせをしたい内容を決めていきます。また、ミーティングの開始時刻はあらかじめ設定しておきます。
ミーティングの開始時刻になったら、全てのメンバーに対して打ち合わせしたい内容が一斉に送信されます。
例えば「業務の改善点を提案して下さい」という内容で打ち合わせをするとしましょう。チャットボットを利用することで、ミーティングを行うメンバーが同じ場所に集まらなくても、パソコンやスマートフォンなどを利用しながら打ち合わせは順調に進んでいきます。
ミーティングでの発言内容はチャットボットがとりまとめ、議事録を作成します。そのため、ミーティングの参加者は意見を出すことだけに集中できます。
会議といえば時間がかかるイメージがありますが、チャットボットによるミーティングを行うことによって、効率化が実現します。
また、チャットボットによるミーティングはリモートワークに適した方法といえるため、まさに時代を先取りした業務の改善といえるでしょう。
ランチなど、食事をしたい人を誘える
そのほか、Slackのチャットボット機能を利用すると、食事をしたい人を誘うこともできます。この機能は「Lunch Train」とSlackを連携させることで便利に利用することができます。
例えば、ランチを一緒に食べたい人を誘ったり、会社が終わった後の食事に誘ったりする場合に利用する方法があります。
食事をする場所と食事を始める時間を決め、メンバーに対してその内容を送信することで、食事に行きたい人を募ることができます。
大きな会社ほど、同じ部署内で食事をすることが多く、同じ会社であるにもかかわらず交流を深めにくい現状があります。
その点、Slackのチャットボット機能を利用して食事に行きたい人を誘えば、異なる部署間での交流を行いやすくなり、社内のコミュニケーションの活性化につなげられます。
Slackのチャットボットで、メッセージ監視機能も利用可能
Slackのチャットボットでは、メッセージを監視する機能も利用できます。そのような機能が必要な理由は、メッセージの中に含まれる何らかのパスワードやクレジットカードの番号などを知られることで、悪用されるリスクを未然に防ぐためです。
Slackを利用しているメンバーがパスワードなど機密性の高い情報を悪用する可能性は低いと考えられますが、何らかの手違いによって機密性の高い情報が流出してしまうと、トラブルの原因にもなりかねません。
Slackではメッセージを監視する機能を利用し、安全を確保することができます。。
Slackのアプリを利用するとどんなことができる？
Slackのアプリを利用すると、全てのワークスペースのデスクトップ通知を受け取ることができます。
パソコンのブラウザでSlackを利用する場合は、ブラウザが開いていなければデスクトップ通知が受け取れない仕組みとなっています。
その点は、Slackをブラウザで利用する場合のネックといえます。
例えば、Slackで複数のワークスペースに属している場合、パソコンのブラウザでデスクトップ通知を受け取るためには、1つのワークスペースを1つのタブで表示させておく必要があります。
もし3種類のワークスペースに属している場合、全てのデスクトップ通知を受け取るためには、3つのタブを開いて3種類のワークスペースを表示させなければなりません。
全てのワークスペースをブラウザ上に表示していれば問題はありませんが、場合によっては、1つのワークスペースしか表示していないケースもあるでしょう。
もし、ワークスペースがブラウザに表示されていなければ、デスクトップ通知を受け取ることができません。
その点、パソコンで利用できるアプリを利用すれば、Slackのアプリで1つのワークスペースを表示させておくだけで、それ以外のワークスペースのデスクトップ通知を受け取ることができます。
デスクトップ通知を確実に受け取りたいなら、アプリの利用が適しています。
まとめ
Slackは、主にビジネスシーンにおいて利用されるメッセージングアプリです。それを利用することによって、社内のメンバーと手軽にメッセージのやりとりができるため、業務を効率化するためには必須のツールといえます。
さらに、Slackは単にメンバー同士でメッセージをやりとりするだけでなく、他のツールと連携させることによってチャットボットの機能も活用できます。
他のbotツールと連携させてチャットボットを作成すれば、問い合わせを自動化したり、アンケートを自動的に行って集計したり、チャットボットを活用してミーティングを実施したりすることが可能となります。
そして、Slackのアプリはパソコン以外にスマートフォンやタブレットからも利用できるため、リモートワークに最適なツールといえるでしょう。 業務の効率化を実現するために、Slackを活用したチャットボットの利用を検討してみませんか？
▼費用対効果が高いイクシーズラボの高性能AIチャットボット
AIチャットボットCAIWA Service Viii
Viiiは、導入実績が豊富で高性能なAIチャットボットです。
学習済み言語モデル搭載で、ゼロからの学習が必要ないため、短期間で導入できます。
導入会社様からは回答精度が高くメンテナンスがしやすいと高い評価をいただいています。
▼イクシーズラボが提供する次世代のAIチャット型検索システム
AIチャット検索CAIWA Service CoReDA
CoReDAは、AIを活用した高度な検索機能により容易に目的の情報を得ることができるチャット型の情報検索システムです。
データを取り込み基本設定をするだけで、絞り込み検索シナリオやQ&Aを手間なく作成できるのが特徴です。
ご興味ございましたらぜひ下記より資料をダウンロードください。
