Microsoft Teamsでチャットボットを活用し業務効率を向上させよう！

業務の生産性向上に役立つツールは多くありますが、その中でMicrosoft Teamsは様々な機能を兼ね備えたビジネスツールで、チャットボットを活用する機能が備わっています。

なお、チャットボットは、特定のキーワードやフレーズが含まれたメッセージに自動で返信するプログラムのことです。

ここでは、Microsoft Teamsで利用できるチャットボットとはどういうものか、どんな機能があるのか、特徴を解説するとともに、どのようなことができるのかを紹介していきます。

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsは、2017年にMicrosoft社が開発したビジネス向けコミュニケーションアプリで、リモートワークでの業務を円滑に進めるツールとして注目されています。

Microsoft Teamsは、メンバーとのチャットや通話、ビデオ会議ができるだけでなく、Office365の各種サービスと連携できる機能を持っているのが大きな特徴です。

例えば、メールソフトのOutlook予定表を使ってその日のスケジュールを通知、タスク管理であるPlannerを使って業務の割り振り、PowerPointを使ってプレゼンテーションの資料作成、メンバーと通話しながら共同で編集、Webビデオ会議で発表など、一連の流れをすべてMicrosoft Teams上で完結できます。

ワークスペースを1カ所に集中することで、業務効率化が実現できるのは、Microsoft Teams独自のものと言えるでしょう。

Microsoft Teams上で動作するチャットボット「Teams Bot」

Teams Botとは、Microsoft Teams上で動作するチャットボットの機能を持ったアプリケーションのことです。Teams Botは、自動応答する以外に、会議室予約、スケジュール管理などさまざまなタスクをこなすことも可能です。

Teams Botは、ストアが提供しているものを組み込んだり、独自に開発することもできます。また、何社かの外部ベンダーがMicrosoft Teamsと連携できるチャットボットを提供していて、AIを活用した高性能なチャットボットも利用できます。

Teams Botで活用できるアプリの種類は豊富で、それに加えて新しいアプリや既存アプリのバージョンアップなどにより、様々な使い方ができるようになっています。

これらを組み合わせて活用できれば、日常的に利用しているMicrosoft Teamsで、さまざまな業務の効率化を実現できます。では具体的に、どのようなことに活用できるか例をあげていきます。

Teams Botができること1：社内問い合わせ対応

人事・総務・経理などの部門では、人事異動や転勤、出向、退職などの手続きや出張費の精算方法など、日々様々な問い合わせがあり、このようなよくある質問、定型的な問い合わせをチャットボットに対応してもらうことができます。

社員が質問をしたいが忙しく電話ができない、社内メールの回答を待てないというときでも、チャットボットに知りたい情報を打ち込めば迅速に回答が得られるため、問い合わせる社員、対応する社員双方の負担を軽減することができます。

Teams Botができること2：情報システム部の対応

情報システム部のヘルプデスクセンターなども、パソコンが壊れた、ログインIDを忘れたなど繰り返しの対応があり、専門職であるその技術を活かしきれないことがあります。

特に近年では、リモートワークが増加し社内のデジタル化も進んできましたが、理解できる社員ばかりではなく、ソフトウェアの導入やツールのアップデートのたびに「操作が分からない」という質問の対応に追われがちです。

そこで、想定される質問やトラブル対応などをチャットボットに回答させることで、簡単な問題や操作を自ら解決してもらうことができます。

Teams Botができること3：会議予約・管理

空いている会議室を探したい、チームでミーティングをしたいけど、リモートワークで複数のメンバーの予定を調整するのが難しく、本来の仕事が集中できなくなることがあります。チャットボットがOffice365と連携し、それぞれの予定を集め、調整してミーティングなどの予約・キャンセルなどを行う機能を活用することもできます。

予約が決まると自動的にスケジュールに登録されるため、予定を考えたり確認したりする手間が省けます。

Microsoft Teams Botアプリの紹介

今度は、Microsoft Teams Botで活用できるアプリをいくつかみていきましょう。

・Power Virtual Agents
Microsoftが提供しているPower Virtual Agentsは、自動応答を行うTeams Botアプリで、問い合わせや質問に対して予め作成した回答を自動的に送信します。日本語に対応していて、ノーコード/ローコードでMicrosoft Teams上で動作するチャットボットを作成できます。なお、Microsoft Teams上での利用に限り、Microsoft365のライセンスがあれば無料で利用できます。

・Forms
Microsoftが提供しているForms はアンケートや投票が行えるアプリです。プロジェクトや部門の中でメンバーに対して意見を聞きたいケースなどある場合、チャットボットと会話するような形式で簡易投票を行うことができます。そのほか、チーム内でアンケートを共同作成する機能 やアンケートの回答/分析機能も備えています。

・Power Automate
Microsoftが提供しているPower Automateは、タスクを自動化するアプリです。例えば、届いたメールに添付された資料を所定のファイルに保存する、データの集計を行うなど、日常的に繰り返される作業を自動で行うものです。無償版と2つの料金プランがあります。

アプリは無料で使えるもの、期間限定で無料トライアルできるものなどもあり、試しやすいものが多いので確認してみましょう。

Microsoft Teams Botのメリット

Microsoft Teams Botを活用するかどうかは、働く環境とニーズを考える必要があります。チャットボットを導入するメリット、デメリットを把握しておきましょう。

まず大きなメリットは、普段からの業務で使い慣れたMicrosoft Teams上でチャットボットが利用できるのと、Office365と連携でき、予定表など日常の業務で利用しているものがより快適に活用できるため、高い利用率が見込めます。

また、ヘルプデスクなどの社内メール対応が削減されます。ヘルプデスクは、本来専門的な内容に対応するものが一般的ですが、「何をすればよいか分からない」「誰に聞けばよいか分からない」など、問い合わせる前に確認したい内容が含まれていることがあります。

このような問題をチャットボットで解決できれば、社内メールが減少し業務に集中することができ、属人化問題の解消にもつながります。

チャットボットは質問をするとすぐに回答し、内容にばらつきがないため、トラブルに発展しにくいのも特徴です。そして問い合わせのデータを収集し、回答の精度を上げることができれば利用者の満足度も向上します。

Microsoft Teams Botのデメリット

デメリットについても把握しておきましょう。Teams Botのデメリットは、適切な回答を導き出せない可能性があることです。質問者の言い回しや漢字の違いなどの表記揺れに対応できないからです。

例えば利用者が「異動」を「移動」と変換してしまった場合、質問内容とは関係のない回答をすることも考えられますし、そもそも言語を学習していなければ回答できない可能性もあります。

そして、定期的なメンテナンスで運用に手間がかかることがあげられます。チャットボットは導入したら「後は任せておく」というわけにはいかず、定期的にメンテナンスを行いながら、データを補充したり修正したりする必要があります。そのためのデータ収集・FAQシナリオの見直しなどの工数が発生します。

Microsoft Teamsでチャットボットを利用する方法

・Teams Botを利用
MicrosoftのPower Virtual Agentsを利用する方法と、またはストア内で各ベンダーが提供しているTeams botを利用する方法があります。

・外部のチャットボットベンダーが提供している製品を利用
社内ポータルサイトやWebサイト上で使える高性能なチャットボットをMicrosoft Teamsに連携して利用する方法です。

Microsoft Teamsはサードパーティー製品システムとの連携、環境に合わせた機能拡張やカスタマイズも行えるので、チャットボットベンダーの提供するBotアプリの活用も視野に入れておきましょう。料金はかかりますが、機能が充実しており使いやすく、サポート体制も整えているところが多いので比較・検討してみてください。

チャットボットベンダーが提供する製品を利用することでデメリットを解消

外部のベンダーが提供しているチャットボットの一部はTeams、LINE WORKS、Slackなどと連携が可能です。使いやすい構築運用ツールが用意されていたりサポートも充実しているため料金はかかりますが、社内での運用における業務が効率化できるでしょう。

また、外部のチャットボットベンダーの製品は高性能なものも多く、機械学習によってあらかじめ用意されている言語モデルと、自然言語処理の技術によって、適切な回答を導き出せるため、Power Virtual AgentsなどのTeams Botにおけるデメリットを解消できます。

構築の際も大量のデータで学習させる手間が必要なく、回答精度の高いチャットボットが短期間で導入できるものもあります。

Microsoft Teamsで利用できるチャットボット製品として株式会社イクシーズラボの「CAIWA Service for Teams」をご紹介します。